Cos'è il whistleblowing e chi è un whistleblower?

Il whistleblowing è uno strumento attraverso il quale i dipendenti o altri soggetti possono segnalare in modo riservato condotte e illeciti di cui siano venuti a conoscenza durante la propria attività lavorativa.

Il whistleblower o segnalante è la persona fisica che effettua la segnalazione o la divulgazione pubblica di informazioni sulle violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato di cui è venuta a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo.

 

Chi può inviare la segnalazione, la divulgazione pubblica o la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile?

I soggetti legittimati a effettuare la segnalazione, la divulgazione pubblica o la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile che beneficiano delle tutele di cui al D.lgs.n.24 del 10.03.2023 sono:

• i dipendenti di ARPAL Umbria;
• i lavoratori autonomi, collaboratori, liberi professionisti e consulenti con qualsiasi tipologia di contratto o incarico che prestano la propria attività presso ARPAL Umbria;
• i volontari e i tirocinanti, anche a titolo gratuito;
• i titolari di funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza;
• i dipendenti e collaboratori delle imprese fornitrici di beni e servizi e dei concessionari di pubblico servizio, nel caso in cui la segnalazione riguardi fatti che interessino ARPAL UMBRIA.

Ai soggetti sopra elencati la tutela si applica non solo se la segnalazione, la divulgazione pubblica o la denuncia avviene in costanza di rapporto giuridico (di lavoro, consulenza, volontariato, etc.), ma anche:

• prima dell’inizio del rapporto giuridico con ARPAL Umbria, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
• durante il periodo di prova;
• successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto giuridico stesso.

 

Quali sono le tutele e misure di sostegno a favore del segnalante

Il segnalante, ai sensi del D.lgs. n. 24 del 10.03.2023   beneficia delle seguenti tutele:

• tutela della riservatezza del segnalante;
• tutela da eventuali misure ritorsive adottate dall’ente in ragione della segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia effettuata;
• limitazioni della responsabilità rispetto alla rivelazione e alla diffusione di alcune categorie di informazioni che operano al ricorrere di determinate condizioni;

Il D.lgs. n. 24 del 10.03.2023 prevede nei confronti del segnalante anche misure di sostegno da parte di enti del Terzo settore inseriti in un apposito elenco pubblicato da ANAC.

A quali altri soggetti si estendono le tutele?

Le misure di tutela si estendono anche ai soggetti diversi dal segnalante che, proprio in ragione del ruolo assunto nell’ambito del processo di segnalazione e/o del particolare rapporto che li lega al segnalante, potrebbero essere destinatari di ritorsioni:

• i facilitatori, vale a dire coloro che forniscono consulenza e assistenza in via riservata al segnalante nel processo di segnalazione, operanti all’interno del medesimo contesto lavorativo. La tutela di riservatezza riguarda sia la loro identità che l’attività in cui l’assistenza si concretizza;
• le persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante a cui sono legate da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
• i colleghi di lavoro della persona segnalante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
• gli enti di proprietà della persona segnalante o per le quali dette persone lavorano e gli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo di tali soggetti.

 

Quali fatti o atti posso essere oggetto di segnalazione, divulgazione o segnalazione?

Sono oggetto di segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia all’autorità giudiziaria o contabile le violazioni, o i fondati sospetti di violazioni, di normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo dell’Agenzia e che consistono in:

• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali relativi al diritto nazionale;
• illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione della normativa dell’UE indicata nell’Allegato al D.lgs. 24/2023 e delle disposizioni nazionali che ne danno attuazione;
• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea (art. 325 del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea, lotta contro la frode e le attività illegali che ledono gli interessi finanziari dell’UE), come individuati nei regolamenti, direttive, decisioni, raccomandazioni e pareri dell’UE;
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali (art. 26, paragrafo 2, del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea). Sono ricomprese le violazioni delle norme dell'UE in materia di concorrenza e di aiuti di Stato di imposta sulle società e i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l'oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;
• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni dell’Unione Europea nei settori indicati nei punti precedenti. In tale ambito vanno ricondotte, ad esempio, le pratiche abusive quali definite dalla giurisprudenza della Corte di Giustizia dell’Unione europea.

All’interno del modulo della segnalazione troverai comunque un elenco di tematiche, utilizza una di queste.

Le informazioni, compresi i fondati sospetti, possono riguardare sia le violazioni commesse, sia quelle che il segnalante ritiene che potrebbero essere commesse sulla base di elementi concreti, precisi e concordanti.

Possono essere oggetto di segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia anche:

• quegli elementi che riguardano condotte volte ad occultare le violazioni (es. attività di occultamento o distruzione di prove circa la commissione della violazione);
• le mere irregolarità, a condizione però che costituiscano “elementi concreti” (indici sintomatici) tali da far ritenere ragionevolmente al segnalante che potrebbe essere commessa una delle violazioni;

Al momento della segnalazione la persona segnalante deve avere un ragionevole e fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate siano vere e rientrino nell'ambito oggettivo di cui sopra.

I motivi che hanno indotto la persona a segnalare, divulgare pubblicamente o denunciare sono irrilevanti ai fini della trattazione della segnalazione e della protezione da misure ritorsive.

 

Che cosa non può essere oggetto di segnalazione?

Non possono essere invece oggetto di segnalazione:

• le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché le informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (cd. voci di corridoio);
• le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate a un interesse di carattere personale che attengano esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate;
• le segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell'Unione europea o nazionali indicati nella parte II dell'allegato al D.lgs. 24/2023 ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell'Unione europea indicati nella parte II dell'allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nella parte II dell'allegato al D.lgs. 24/2023;
• le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell'Unione europea.

Resta ferma l’applicazione delle disposizioni dell’UE e nazionali nelle materie di cui all’art. 1, commi 3 e 4 del D.lgs. 24/2023.

 

In che modo posso inviare una segnalazione?

La segnalazione può essere effettuata esclusivamente attraverso apposita piattaforma informatica dedicata alla gestione delle segnalazioni e raggiungibile all’indirizzo: https://ARPALumbria.segnalazioni.net.

L’accesso alla piattaforma può avvenire nei seguenti modi:

- con registrazione dell’utente e la creazione di un account attraverso la funzionalità “Accedi all'area di segnalazione” a cui segue l’invio della segnalazione. Per effettuare la registrazione è necessario compilare i campi obbligatori relativi al nome e cognome. Tramite l’account si accede alla piattaforma utilizzando username e password scelto dal segnalante;

- senza la creazione di un account, con accesso diretto alla funzionalità “Segnala senza registrazione”. I campi relativi al nome e cognome non sono obbligatori, ma nel caso di mancata compilazione la segnalazione è anonima. A ogni segnalazione il sistema attribuisce un codice univoco e una password che devono essere conservati per poter accedere nuovamente alla segnalazione. Il codice e la password se oggetto di smarrimento non possono essere rigenerati.

ll segnalante può scegliere se effettuare la segnalazione in forma scritta oppure in forma orale.

Per la segnalazione scritta è prevista la compilazione di un apposito modulo, completo di tutte le informazioni obbligatorie e il maggior numero possibile di quelle facoltative. È utile anche allegare documenti e file multimediali che possano fornire al soggetto abilitato all'accesso alla piattaforma elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.

Per effettuare la segnalazione in forma orale è richiesto l’inserimento nel format della tipologia di illecito e poi è possibile avviare la registrazione.

Per effettuare la segnalazione in forma orale è richiesto l’inserimento nel format della tipologia di illecito e poi è possibile avviare la registrazione. Il segnalante, prima di inviare la segnalazione, può riascoltare il messaggio audio ed eventualmente eliminarlo. Una volta confermato l’invio, la segnalazione viene gestita dal sistema come normale segnalazione. Il RPCT riceve una segnalazione con allegato un audio distorto, in modo da evitare il riconoscimento della voce del segnalante

 

Puo’ essere inviata una segnalazione anonima?

La segnalazione anonima è trattata come segnalazione ordinarie, tuttavia, il segnalante successivamente identificato, che ha comunicato ad ANAC di aver subito ritorsioni può beneficiare della tutela garantita a fronte di misure ritorsive.

 

Da chi e come viene gestita la mia segnalazione?

Il Responsabile della prevenzione dell'anticorruzione e trasparenza (RPCT) è l’unico soggetto abilitato all’accesso alla piattaforma con credenziali di autenticazione ad uso esclusivo. Nel caso in cui l'incarico di RPCT venga attribuito ad altro soggetto sarà garantita la modifica delle credenziali di accesso.  

Una volta inviata la segnalazione il sistema rilascia alla persona segnalante l’avviso di ricevimento.

Il RPCT procede quindi all’esame preliminare della segnalazione al fine di accertare, da un lato, se esistono i presupposti per accordare le tutele al segnalante e, dall’altro, se la segnalazione contiene elementi meritevoli di essere approfonditi in fase istruttoria.

 

Come posso verificare l'andamento della mia segnalazione?

Se sei un utente REGISTRATO puoi accedere alla tua segnalazione e verificarne l’andamento utilizzando l’username e la password scelti al momento dell’invio della segnalazione. Nel caso in cui il RPCT richieda integrazioni o chiarimenti verrai avvisato via email.

Se sei un utente NON REGISTRATO puoi accedere alla tua segnalazione utilizzando il codice univoco e la password, rilasciati al momento dell’invio della segnalazione. Ti ricordiamo di conservare il codice e la password in quanto se smarriti non potranno essere rigenerati e quindi si dovrà procedere ad inserire una nuova segnalazione. Ti consigliamo inoltre di accedere periodicamente alla tua segnalazione per verificare direttamente sia lo stato della stessa che per eventuali richieste o chiarimenti inviate da parte dell’RPTC, in quanto non avendo indicato un indirizzo email, non potrai riceverai nessuna notifica a riguardo.

 

Come posso integrare la segnalazione?

Dopo aver inviato la segnalazione puoi integrarla, accedendo alla segnalazione stessa e inserendo una comunicazione nell’area “messaggi”.

 

Chi può visualizzare la mia identità?

Le segnalazioni e l'identità del segnalante sono altamente riservat e per questo motivo il software nasconde l’identità del segnalante. L'accesso all'identità del segnalante è concesso esclusivamente all’RPCT, tramite una procedura di sicurezza, che registra l'accesso all'identità, con richiesta della motivazione. Nel caso in cui il RPCT abbia visualizzato la tua identità, se registrato verrai informato dalla piattaforma tramite un avviso, se non registrato ne verrai a conoscenza entrando nella tua segnalazione.

Come vengono gestite le segnalazioni?

Il RPCT, una volta pervenuta la segnalazione, procede al suo esame preliminare al fine di accertare, da un lato, se esistono i presupposti per accordare le tutele al segnalante e, dall’altro, se la segnalazione contiene elementi meritevoli di essere approfonditi in fase istruttoria.

Il RPCT, se valuta l’ammissibilità della segnalazione, procede con l’istruttoria interna sui fatti o sulle condotte segnalate per valutare la sussistenza degli stessi.

All’esito dell’istruttoria, il RPCT fornisce un riscontro alla segnalazione, entro tre mesi dalla data dell'avviso di ricevimento; il riscontro può consistere nella comunicazione dell’archiviazione, nell’avvio di un’inchiesta interna ed eventualmente nelle relative risultanze, nei provvedimenti adottati per affrontare la questione sollevata, nel rinvio a un’autorità competente per ulteriori indagini.

Al momento della conclusione della procedura, il RPCT provvede a scrivere una breve nota sulle motivazioni riguardo all’esito, comunicandola prontamente al segnalante con le stesse modalità utilizzate per l’inoltro della segnalazione.

Il RPCT qualora ritenga fondato il fatto segnalato, in relazione ai profili di illiceità riscontrati, provvede a trasmettere la segnalazione con una relazione di risultanze istruttorie, a uno dei seguenti soggetti: al Dirigente della struttura in cui si è verificato il fatto, all’Ufficio per i procedimenti disciplinari ai sensi dell’art. 55bis del D.lgs. n. 165/2001, all’Autorità giudiziaria o alla Corte dei Conti.

Nell’invio ai diversi destinatari, pur nella consapevolezza degli obblighi di legge vigenti rispetto ai procedimenti penali e a quelli davanti alla Corte dei conti espressamente richiamati al co. 3 e co. 4 dell’art. 12 del D.lgs. 24/2023, avviene specificando che si tratta di una segnalazione whistleblowing, nel cui processo di gestione viene assunta ogni cautela per garantire il rispetto delle disposizioni previste dal decreto legislativo.

 

Approfondimenti

Per ulteriori informazioni e approfondimenti  ti consigliamo di leggere sia la “normativa sul whistleblowing”, disponibile su Internet, che la “Procedura per la segnalazione degli illeciti e tutela delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e delle disposizioni normative nazionali sul whistleblowing”, (in attuazione del D.lgs. n. 24 del 10.03.2023) approvata da Arpal Umbria con Determinazione del Commissario straordinario n. 1022 del 28.05.2024 disponibile sul software (report_description), nonchè alcuni link utili riportati.